Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy Excel — darmowy wzór do pobrania
Ewidencję czasu pracy prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika i przechowuje przez 10 lat. Pobierz gotową kartę: arkusz Excel liczy godziny i nadliczbowe automatycznie, a wersja PDF nadaje się do wydruku. Zakres kolumn odpowiada § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.
Pobierz wzór ewidencji czasu pracy
Oba pliki są darmowe — bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail.
Wzór Excel (XLSX)
Wpisujesz rok i miesiąc — daty oraz dni tygodnia wypełniają się same. Godziny i nadliczbowe liczą się formułami.
Pobierz plik →
Wersja PDF do druku
Pusta karta miesięczna na 31 dni plus strona z oznaczeniami nieobecności.
Pobierz plik →
Arkusz jest uniwersalny — działa dla dowolnego roku i miesiąca. Dla kolejnego okresu wystarczy skopiować zakładkę i zmienić numer miesiąca.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy
Obowiązek prowadzenia ewidencji wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, a jej zakres z § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Karta musi wykazywać:
- liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy
- liczba godzin przepracowanych w porze nocnej
- liczba godzin nadliczbowych
- dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
- liczba godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca pełnienia
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
Ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika i przechowuje przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla umów zawartych przed 2019 rokiem okres ten może wynosić 50 lat.
Jak wypełniać kartę — krok po kroku
Uzupełnij nagłówek
Wpisz pracownika, stanowisko oraz rok i miesiąc. Daty i dni tygodnia wypełnią się automatycznie, a weekendy podświetlą się same.
Wpisuj godziny pracy
Podaj godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz długość przerwy. Kolumna „Przepracowane" wylicza różnicę i odejmuje przerwę.
Oznacz nadgodziny i pracę nocną
Nadwyżka ponad 8 godzin trafia automatycznie do kolumny nadliczbowych. Obok zaznacz te płatne 100% oraz godziny w porze nocnej.
Oznacz nieobecności kodem
Dla dni wolnych wybierz kod z listy rozwijanej. Przepis wymaga wskazania tytułu udzielenia dnia wolnego — samo „wolne" nie wystarczy.
Oznaczenia nieobecności
We wzorze kody są dostępne z listy rozwijanej, a arkusz „Podsumowanie" zlicza każdy rodzaj osobno:
| Kod | Znaczenie |
|---|---|
| UW | Urlop wypoczynkowy |
| UŻ | Urlop na żądanie |
| UO | Urlop okolicznościowy |
| UB | Urlop bezpłatny |
| OP | Urlop opiekuńczy |
| SW | Zwolnienie z powodu siły wyższej |
| CH | Niezdolność do pracy (L4) |
| OD | Opieka nad dzieckiem (art. 188 KP) |
| DW | Dzień wolny za święto lub za nadgodziny |
| NN | Nieobecność nieusprawiedliwiona |
| DE | Delegacja / podróż służbowa |
| SZ | Szkolenie |
Najczęstsze błędy w ewidencji prowadzonej w Excelu
- Sama lista obecności zamiast ewidencji
- Podpis na liście obecności nie jest ewidencją czasu pracy. Ewidencja musi zawierać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie tylko fakt stawienia się.
- Brak oznaczenia tytułu dnia wolnego
- Przepis wymaga wskazania, z jakiego tytułu udzielono dnia wolnego. „Wolne" bez kodu to brak wymaganej informacji — dlatego we wzorze jest osobna kolumna i lista oznaczeń.
- Nadgodziny wpisywane ryczałtem na koniec miesiąca
- Godziny nadliczbowe wykazuje się przy konkretnym dniu. Wpis zbiorczy uniemożliwia ustalenie, kiedy praca ponad normę faktycznie wystąpiła.
- Jeden plik dla całego zespołu
- Ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika. Wspólna tabela dla wszystkich utrudnia wydanie kopii dokumentacji na żądanie pracownika.
- Nadpisywanie tego samego pliku co miesiąc
- Ewidencję przechowuje się 10 lat. Jeden nadpisywany arkusz nie daje historii, a przy kontroli PIP trzeba przedstawić dane za konkretny okres.
Excel czy aplikacja — kiedy arkusz przestaje wystarczać
Arkusz sprawdza się przy kilku osobach i stałych godzinach. Kłopot zaczyna się przy zmianowości, nadgodzinach i obowiązku przechowywania danych przez dekadę.
| Sytuacja | Excel | Planopia |
|---|---|---|
| Pracownik zgłasza godziny | przesyła je przełożonemu | wpisuje sam, także z telefonu |
| Start i koniec pracy | wpisywane z pamięci | licznik czasu pracy lub kod QR |
| Nieobecności i urlopy | przepisywane ręcznie z wniosków | wniosek trafia do ewidencji automatycznie |
| Raport za miesiąc | kopiowanie do osobnego pliku | eksport PDF i Excel jednym kliknięciem |
| Przechowywanie 10 lat | kolejne pliki na dysku | pełna historia w jednym miejscu |
FAQ — ewidencja czasu pracy
Czy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy?
Tak. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika.
Co musi zawierać karta ewidencji czasu pracy?
Zakres określa § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Karta obejmuje liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nocne, godziny nadliczbowe, dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, godziny dyżuru, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności, a także wymiar nieobecności nieusprawiedliwionych.
Jak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy?
Dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Dla umów sprzed 2019 roku okres ten może wynosić 50 lat.
Czy lista obecności wystarczy zamiast ewidencji czasu pracy?
Nie. Lista obecności potwierdza jedynie stawienie się do pracy. Ewidencja czasu pracy musi dodatkowo wykazywać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, nocne oraz rodzaj nieobecności. Lista obecności może być elementem pomocniczym, ale go nie zastępuje.
Czy ewidencja czasu pracy może być prowadzona w Excelu?
Tak. Przepisy nie narzucają formy — ewidencja może być papierowa lub elektroniczna, w tym w arkuszu kalkulacyjnym. Musi jednak zawierać komplet wymaganych informacji, być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika i możliwa do odtworzenia przez cały okres przechowywania.
Czy pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji?
Tak. Pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Na wniosek pracownika wydaje się także kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej.
Autor: Zespół Planopia