Programy do ewidencji czasu pracy — porównanie 2026
Sześć programów dostępnych po polsku, porównanych na tych samych zasadach: czy jest darmowy plan, ile trwa okres próbny, za co naprawdę płacisz i czy urlopy oraz grafik są w cenie. Wszystkie dane pochodzą z cenników dostawców.
Kto to napisał
Porównanie przygotował zespół Planopii — Planopia jest jednym z porównywanych programów. Dlatego podajemy źródło każdej informacji, wskazujemy sytuacje, w których inny program będzie lepszy, i piszemy, gdzie Planopia jest słabsza. Dane sprawdziliśmy 17 października 2026 r.
Odpowiedź w skrócie
- Za darmo, bez limitu czasu: Registo (rejestracja czasu bez limitu pracowników) i Planopia (ewidencja do 5 osób — zobacz, co obejmuje darmowa aplikacja do ewidencji czasu pracy). Pozostałe dają 14 dni próby.
- Najniższa cena za osobę: RCPonline — od 4,50 zł netto miesięcznie w pakiecie do 10 pracowników.
- Jedna cena za całą firmę: Registo PRO (cena stała) i Planopia (cena za próg wielkości zespołu, z urlopami i Asystentem AI w planie Core).
- Rozbudowany grafik zmianowy: Kadromierz i inEwi — oba deklarują sprawdzanie grafiku pod kątem przepisów prawa pracy.
Porównanie w tabeli
Ceny netto, chyba że zaznaczono inaczej. „Cena od” to najniższa kwota z cennika — zwykle przy płatności rocznej i z najmniejszym zakresem funkcji.
| Program | Darmowy plan | Okres próbny | Cena od | Za co płacisz | Urlopy | Grafiki | Rejestracja czasu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Planopia | Tak — ewidencja do 5 kont, bez limitu czasu | 30 dni pełnej aplikacji, bez karty | od 69 zł netto / mies. za zespół do 5 osób (Core) | za zespół (progi do 5, 15, 30, 50 i 100 osób) | Tak (Core) | Tak (moduł 59 zł lub pakiet PRO) | Kod QR i licznik czasu (moduł 39 zł), aplikacja na telefon (PWA) |
| inEwi | Nie | 14 dni, bez karty | od 10,95 zł netto / użytkownik / mies. (1 moduł, płatność roczna) | za użytkownika i liczbę modułów | Tak (moduł Wnioski Urlopowe) | Tak (moduł Grafik Pracy) | Rejestrator z kodem QR, aplikacja iOS i Android |
| Kadromierz | Nie | 14 dni, bez karty | od 12,99 zł netto / pracownik / mies. (płatność roczna, plan do planowania grafiku) | za pracownika | Tak | Tak | QR, PIN, GPS i zdjęcie — w planach z rejestracją czasu (od 15,99 zł) |
| Registo | Tak — wersja podstawowa bez limitu pracowników | 30 dni wersji PRO, bez karty | PRO: 99 zł brutto za 30 dni albo 599 zł brutto za rok — za całą firmę | za firmę, niezależnie od liczby osób | Tylko w PRO | Tylko w PRO | Kod QR i PIN (także w wersji darmowej), aplikacja mobilna |
| RCPonline | Nie | 14 dni, bez karty | od 4,50 zł netto / pracownik / mies. (MINI do 10 osób, płatność roczna) | za pracownika | Tak | Tak (w MINI jeden harmonogram) | Aplikacja mobilna; czytnik QR jako płatny dodatek |
| Calamari | Nie | 14 dni, bez karty | od 7 zł netto / pracownik / mies. za moduł (płatność roczna) | za pracownika i moduł | Tak (moduł Nieobecności) | Tak (moduł Grafik pracy) | Kiosk z kodami QR i kartami NFC, aplikacje iOS i Android |
Ile zapłacisz za zespół 15 osób
Najniższa kwota z nagłówka cennika rzadko jest tą, którą zapłacisz. Poniżej miesięczny koszt dla zespołu 15 osób, który potrzebuje ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych, przy płatności rocznej — w najtańszej konfiguracji, która to obejmuje.
| Konfiguracja | Miesięcznie | Jak policzone |
|---|---|---|
| Registo PRO | ≈ 40,58 zł netto | 599 zł brutto za rok ÷ 1,23 ÷ 12 — jedna cena dla całej firmy |
| RCPonline STANDARD | 97,50 zł netto | 15 × 6,50 zł (pakiet MINI obejmuje do 10 osób) |
| Planopia Core do 15 osób | ≈ 99,17 zł netto | 119 zł × 10 miesięcy ÷ 12 — w rozliczeniu rocznym płacisz za 10 miesięcy |
| Calamari: Czas pracy + Nieobecności | 210,00 zł netto | 15 × (7 zł + 7 zł) |
| Kadromierz „Planuję i rozliczam” | 239,85 zł netto | 15 × 15,99 zł (najtańszy plan z rejestracją czasu) |
| inEwi: 2 moduły (RCP + Wnioski Urlopowe) | 269,25 zł netto | 15 × 17,95 zł |
Zakres funkcji w tych konfiguracjach nie jest identyczny: Planopia Core ma w cenie także raporty zespołu i Asystenta AI, Kadromierz — planowanie grafiku, a Registo PRO — grafik i bank godzin. Kwoty ze znakiem „≈” to nasze przeliczenia, nie ceny z cenników.
Na co patrzeć przy wyborze
1.Cena za osobę czy za zespół
Większość programów liczy opłatę od każdego pracownika i każdego modułu. Przy kilku osobach to korzystne, przy kilkunastu rachunek rośnie szybko. Registo i Planopia liczą cenę za firmę lub za próg wielkości zespołu.
2.Darmowy plan czy okres próbny
Okres próbny (zwykle 14 dni) pozwala sprawdzić program, ale potem trzeba płacić. Darmowy plan bez limitu czasu mają w tym zestawieniu tylko Registo i Planopia — w obu bez urlopów i grafiku.
3.Czy urlopy i grafik są w cenie
W wielu programach ewidencja, wnioski urlopowe i grafik to osobne moduły. Porównuj cenę konfiguracji, której naprawdę potrzebujesz, a nie najniższą kwotę z nagłówka cennika.
4.Jak pracownicy rejestrują czas
Telefon, kod QR, kiosk z kartą, a może wpis przez przełożonego? Na budowie i w ekipach sprzątających część osób nie ma telefonu służbowego — sprawdź, czy program przewiduje pracowników bez konta.
5.Polskie realia
Polskie święta (od 2025 r. także 24 grudnia), wymiar urlopu 20 lub 26 dni, wnioski w dniach lub godzinach i wydruk ewidencji dla kadr. Program po polsku to nie tylko język interfejsu.
Który program do jakiej firmy
- Potrzebujesz tylko rejestrować godziny, za darmo, w większym zespole — Registo: wersja podstawowa nie ma limitu pracowników. Planopia za darmo obsłuży zespół do 5 osób.
- Masz do 10 osób i liczy się najniższa cena za pracownika — RCPonline MINI.
- Chcesz ewidencję, urlopy i grafik w jednym miejscu, z ceną za zespół — Planopia. Szczególnie gdy część zespołu nie ma telefonu służbowego: przełożony wpisuje godziny za pracowników bez konta, a kod QR na tablecie zmienia się co 30 sekund, więc zdjęcie kodu nie wystarczy do odbicia się. Zobacz program do ewidencji czasu pracy i ewidencję na budowie.
- Układasz rozbudowany grafik zmianowy dla dużego zespołu — Kadromierz albo inEwi. Oba deklarują weryfikację grafiku z przepisami prawa pracy.
- Rozliczasz różne formy zatrudnienia i potrzebujesz kilku języków — Calamari (interfejs m.in. po polsku, angielsku i niemiecku, reguły urlopów dla UoP, UZ i B2B).
Kiedy Planopia nie będzie najlepszym wyborem
- • Potrzebujesz darmowej rejestracji czasu dla więcej niż 5 osób — darmowy plan Planopii ma limit 5 aktywnych kont.
- • Wymagasz aplikacji ze sklepu App Store lub Google Play — Planopia działa w przeglądarce i instaluje się na ekranie telefonu jako aplikacja webowa (PWA).
- • Chcesz kiosku z kartami NFC albo rozpoznawaniem twarzy — Planopia rejestruje wejścia kodem QR i licznikiem czasu.
- • Masz ponad 100 osób — gotowe progi cenowe kończą się na 100 osobach, większe zespoły dostają wycenę indywidualną.
Sprawdź Planopię na własnym zespole
30 dni pełnej aplikacji za darmo, do 5 osób, bez podawania karty. Potem darmowa ewidencja albo plan Core od 69 zł netto miesięcznie.
Źródła i metoda
Dane pochodzą wyłącznie z oficjalnych cenników i stron produktów, sprawdzonych 17 października 2026 r. bez logowania. Gdy dostawca podaje cenę brutto, oznaczamy to wprost. Ceny i warunki mogą się zmienić — przed zakupem sprawdź je u dostawcy. Nieaktualną informację zgłoś na biuro@planopia.pl.
- Planopia: planopia.pl/#cennik
- inEwi: inewi.pl/cennik
- Kadromierz: kadromierz.pl/cennik/
- Registo: registo.pl/cennik
- RCPonline: rcponline.pl/cennik/
- Calamari: calamari.pl/cennik
Najczęstsze pytania
Który program do ewidencji czasu pracy jest darmowy?
Bezterminowy darmowy plan mają m.in. Registo (wersja podstawowa bez limitu pracowników, z rejestracją przez kod QR, bez urlopów i grafiku) i Planopia (ewidencja czasu pracy do 5 kont z wydrukiem PDF i Excel, bez urlopów). inEwi, Kadromierz, RCPonline i Calamari dają 14-dniowe okresy próbne. Stan na 17 października 2026 r.
Ile kosztuje program do ewidencji czasu pracy?
Ceny za osobę zaczynają się od 4,50 zł netto miesięcznie (RCPonline MINI, do 10 osób) i sięgają kilkunastu złotych za pracownika w planach z rejestracją czasu i grafikiem. Programy z ceną za firmę: Registo PRO kosztuje 599 zł brutto rocznie, Planopia — od 69 zł netto miesięcznie za zespół do 5 osób. Zawsze licz cenę dla swojej liczby osób i potrzebnych modułów.
Czy firma musi prowadzić ewidencję czasu pracy w programie?
Nie. Kodeks pracy (art. 149) wymaga prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale nie narzuca jej formy — może być papierowa, w arkuszu albo w programie. Program skraca pracę i ogranicza pomyłki, a odpowiedzialność za poprawność ewidencji zostaje po stronie pracodawcy.
Co się bardziej opłaca: cena za pracownika czy za zespół?
Przy 2–5 osobach tanie plany za pracownika często wygrywają. Przy kilkunastu osobach i kilku modułach (ewidencja, urlopy, grafik) cena za zespół zwykle wychodzi korzystniej. W przykładzie dla 15 osób z ewidencją i urlopami różnica między najtańszą a najdroższą konfiguracją przekracza 200 zł miesięcznie.
Skąd pochodzą dane w tym porównaniu?
Z oficjalnych cenników i stron produktów każdego dostawcy, sprawdzonych 17 października 2026 r. Porównanie przygotował zespół Planopii, która jest jednym z porównywanych programów. Ceny i warunki mogą się zmienić — przed zakupem sprawdź je u dostawcy. Jeśli zauważysz nieaktualną informację, napisz na biuro@planopia.pl, a poprawimy ją.