Programy do urlopów dla firm — porównanie 2026
Siedem programów do wniosków urlopowych dostępnych po polsku: ile kosztują, kto zatwierdza wnioski, czy program sam liczy pulę dni i czy obsłuży urlop w godzinach. Wszystkie dane pochodzą ze stron i cenników dostawców.
Kto to napisał
Porównanie przygotował zespół Planopii — Planopia jest jednym z porównywanych programów. Dlatego podajemy źródło każdej informacji, wskazujemy sytuacje, w których inny program będzie lepszy, i piszemy, gdzie Planopia jest słabsza. Dane sprawdziliśmy 17 października 2026 r.
Odpowiedź w skrócie
- Najniższa cena za osobę i najdłuższy test: jestUrlop — 3,49 zł netto za osobę miesięcznie (3–50 osób, płatność roczna) i 60 dni próby.
- Program sam liczy wymiar urlopu: HRappka (według umowy, wykształcenia i stażu) i Calamari (według reguł firmy i stażu). W pozostałych pulę dni wpisuje kadrowa lub przełożony.
- Wieloetapowa akceptacja: HRnest, HRappka i Calamari; jestUrlop i inEwi — dwa etapy.
- Urlopy razem z ewidencją i grafikiem, cena za zespół: Planopia — wnioski w dniach i godzinach, ostrzeżenie o kolizji z grafikiem i wnioski za pracowników bez konta. Zobacz program do urlopów Planopii.
- Darmowy plan z wnioskami urlopowymi: żaden z porównywanych programów nie pokazuje go w cenniku.
Porównanie w tabeli
Ceny netto. „Cena od” to najniższa kwota za opcję z wnioskami urlopowymi — zwykle przy płatności rocznej. „Nie podano” oznacza, że dostawca nie opisuje tej funkcji na swoich stronach, a nie że jej na pewno nie ma.
| Program | Darmowy plan i próba | Cena od | Akceptacja | Pula dni | Urlop w godzinach | Kalendarz i plan urlopów | Telefon | Ewidencja czasu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Planopia | 30 dni pełnej aplikacji, bez karty; darmowy plan bez urlopów | od 69 zł / mies. za zespół do 5 osób (Core; progi do 5, 15, 30, 50 i 100 osób) | Jednoetapowa — Administrator, HR albo przełożony | Wpisuje HR; po akceptacji odejmuje się sama | Tak (typy rozliczane w godzinach) | Kalendarz zespołu, plany urlopowe, ostrzeżenie o kolizji z grafikiem | Aplikacja na telefon (PWA) | Tak, w tym samym planie |
| jestUrlop | Brak w cenniku; 60 dni pełnej wersji, bez karty | 3,49 zł / osoba / mies. (3–50 osób, płatność roczna); 1–2 osoby: 10 zł / mies. za firmę | Opcjonalnie dwustopniowa | Limit wpisywany raz, program go pilnuje | Nie podano (są typy „1/2 dnia” i „Odbiór godzin”) | Kalendarz i plan urlopów | Android i iOS | Tak, w tej samej cenie |
| HRnest | Brak w cenniku; 14 dni, bez karty | Starter: 99 zł / mies. przy rozliczeniu rocznym (119 zł kwartalnie), do 10 pracowników | Wieloetapowa | Limit w dniach lub godzinach, wpisywany ręcznie | Tak (wnioski cząstkowe, włącza dział kadr) | Kalendarz i plany urlopowe | Przez przeglądarkę, bez instalacji | Tak (w pakiecie Starter) |
| HRappka | Brak w cenniku; 14 dni, bez karty | 6 zł / pracownik / mies. za moduł Wnioski urlopowe, opłata minimalna jak za 10 osób (cennik PDF dostawcy) | Wieloetapowa | Liczona automatycznie według umowy, wykształcenia i stażu | Wymiar w dniach i godzinach | Kalendarz i plan urlopów | Tak | Osobny moduł |
| Calamari | Brak w cenniku; 14 dni, bez karty | 7 zł / użytkownik / mies. przy płatności rocznej (8 zł miesięcznie), z opłatą minimalną | Wieloetapowa | Naliczana automatycznie według reguł firmy i stażu | Tak (rozliczanie w dniach i godzinach) | Kalendarz nieobecności; plan urlopów — nie podano | iOS i Android | Osobny moduł |
| inEwi | Brak w cenniku; 14 dni, bez karty | 10,95 zł / użytkownik / mies. przy płatności rocznej (12,95 zł miesięcznie), moduł Wnioski Urlopowe | Dwuetapowa (własne ścieżki w pakiecie Enterprise) | Program pilnuje salda | Nie podano | Kalendarz; plan urlopów — nie podano | iOS i Android | Osobny moduł |
| Kadromierz | Brak w cenniku; 14 dni, bez karty | 12,99 zł / pracownik / mies. przy płatności rocznej (15,99 zł miesięcznie); wnioski w każdym planie | Nie podano | Limity w dniach lub godzinach, ustawiane ręcznie | Absencję w godzinach dodaje menedżer | Kalendarz nieobecności; plan urlopów — nie podano | iOS i Android | Ewidencja godzin w cenie; rejestracja wejść od 15,99 zł |
Ile zapłacisz za urlopy dla 15 osób
Miesięczny koszt dla zespołu 15 osób, który potrzebuje wniosków urlopowych z akceptacją i kalendarzem, przy płatności rocznej — w najtańszej konfiguracji, która to obejmuje.
| Konfiguracja | Miesięcznie | Jak policzone |
|---|---|---|
| jestUrlop | 52,00 zł netto | 624 zł rocznie według kalkulatora dostawcy (15 × 3,49 zł) |
| HRappka: moduł Wnioski urlopowe | 90,00 zł netto | 15 × 6 zł (okresu rozliczenia cennik nie podaje) |
| Planopia Core do 15 osób | ≈ 99,17 zł netto | 119 zł × 10 miesięcy ÷ 12 — w rozliczeniu rocznym płacisz za 10 miesięcy |
| Calamari: moduł Nieobecności | 105,00 zł netto | 15 × 7 zł |
| inEwi: moduł Wnioski Urlopowe | 164,25 zł netto | 15 × 10,95 zł |
| Kadromierz „Planuję czas pracy” | 194,85 zł netto | 15 × 12,99 zł |
| HRnest Podstawowy | 199,00 zł netto | pakiet Starter ma limit 10 pracowników, więc dla 15 osób potrzebny jest Podstawowy |
Zakres funkcji w tych konfiguracjach nie jest identyczny: jestUrlop, HRnest i Planopia Core mają w cenie także ewidencję czasu pracy (Planopia — również raporty zespołu i Asystenta AI), a Kadromierz — planowanie grafiku. HRappka, Calamari i inEwi w tej konfiguracji to sam moduł urlopów. Kwoty ze znakiem „≈” to nasze przeliczenia, nie ceny z cenników.
Na co patrzeć przy wyborze
1.Kto zatwierdza i w ilu krokach
W małej firmie wystarczy jedna akceptacja — przełożonego albo właściciela. W większej często najpierw decyduje kierownik, potem kadry. Sprawdź, czy program obsługuje taką ścieżkę i kto widzi wnioski którego działu.
2.Pula urlopowa: ręcznie czy automatycznie
Wymiar urlopu wypoczynkowego to 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy (art. 154 Kodeksu pracy), a do stażu wlicza się m.in. okres nauki. Część programów liczy go sama, w innych pulę wpisuje kadrowa — ważne, żeby po akceptacji wniosku saldo odejmowało się samo.
3.Urlop w godzinach
Opiekę nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu pracy) pracownik może wykorzystać w dniach albo w godzinach. Jeśli w firmie zdarzają się wnioski na kilka godzin, sprawdź, czy program przyjmie je bez obejść.
4.Kalendarz, zastępstwa i grafik
Kalendarz nieobecności zespołu pokazuje, czy w danym tygodniu ktoś zostaje na miejscu. Jeśli układasz grafik, przydaje się ostrzeżenie, że urlop koliduje z zaplanowaną zmianą.
5.Cena za osobę, za firmę i opłaty minimalne
Najniższa stawka za osobę nie zawsze wygrywa: część dostawców liczy opłatę minimalną (jak za 10 osób), inni sprzedają pakiety z limitem pracowników. Policz koszt dla swojej liczby osób i potrzebnych modułów.
Który program do jakiej firmy
- Potrzebujesz samych urlopów w małej firmie i liczy się cena — jestUrlop: najniższa stawka za osobę w zestawieniu i 60 dni na sprawdzenie.
- Chcesz, żeby program sam wyliczał wymiar urlopu — HRappka albo Calamari. Oba deklarują automatyczne naliczanie puli według stażu.
- Wnioski przechodzą przez kilka osób (np. kierownik, potem kadry) — HRnest, HRappka albo Calamari; dwa etapy obsłużą też jestUrlop i inEwi.
- Chcesz urlopy razem z ewidencją czasu pracy i grafikiem, z ceną za zespół — Planopia. Wnioski w dniach i godzinach, pula odejmowana po akceptacji, ostrzeżenie o kolizji z grafikiem i wnioski składane za pracowników bez konta. Więcej o wyborze w małej firmie: program do urlopów dla małej firmy.
- Grafik prowadzisz już w Kadromierzu albo inEwi — ich wnioski urlopowe działają w tym samym systemie co grafik, więc nie potrzebujesz osobnego narzędzia.
Kiedy Planopia nie będzie najlepszym wyborem
- • Potrzebujesz wieloetapowej akceptacji — w Planopii wniosek zatwierdza jedna osoba: Administrator, HR albo przełożony.
- • Chcesz, żeby program sam wyliczał wymiar urlopu z Kodeksu pracy (20 lub 26 dni, proporcje przy zatrudnieniu w trakcie roku) — w Planopii pulę wpisuje HR, a po akceptacji odejmuje się ona sama.
- • Oczekujesz automatycznego przenoszenia niewykorzystanych dni na kolejny rok — w Planopii saldo poprawia się ręcznie.
- • Szukasz darmowego programu do urlopów — urlopy w Planopii są w planach płatnych (Core od 69 zł netto miesięcznie) i przez 30 dni próby; za darmo zostaje sama ewidencja czasu pracy.
Sprawdź urlopy w Planopii na własnym zespole
30 dni pełnej aplikacji za darmo, do 5 osób, bez podawania karty — z wnioskami, akceptacjami i kalendarzem urlopów. Potem plan Core od 69 zł netto miesięcznie.
Źródła i metoda
Dane pochodzą wyłącznie z oficjalnych cenników i stron produktów, sprawdzonych 17 października 2026 r. bez logowania. Gdy dostawca podaje cenę brutto, oznaczamy to wprost. Ceny i warunki mogą się zmienić — przed zakupem sprawdź je u dostawcy. Nieaktualną informację zgłoś na biuro@planopia.pl.
- Planopia: planopia.pl/program-do-urlopow
- jestUrlop: jesturlop.pl/cennik/
- HRnest: hrnest.pl/cennik/
- HRappka: hrappka.pl/oferta/
- Calamari: www.calamari.pl/cennik
- inEwi: inewi.pl/cennik
- Kadromierz: kadromierz.pl/cennik/
Najczęstsze pytania
Czy jest darmowy program do urlopów?
Żaden z porównywanych programów nie pokazuje w cenniku bezterminowego darmowego planu z wnioskami urlopowymi. Najdłużej można testować jestUrlop (60 dni), Planopię — 30 dni pełnej aplikacji, pozostałe programy — 14 dni. W Planopii po okresie próbnym za darmo zostaje ewidencja czasu pracy do 5 kont, bez urlopów. Stan na 17 października 2026 r.
Ile kosztuje program do urlopów?
Stawki za osobę zaczynają się od 3,49 zł netto miesięcznie (jestUrlop, płatność roczna) i dochodzą do kilkunastu złotych w programach, w których urlopy są częścią większego systemu. Część dostawców sprzedaje pakiety za firmę: HRnest Starter kosztuje 99 zł netto miesięcznie do 10 pracowników, Planopia Core — od 69 zł netto miesięcznie za zespół do 5 osób. HRappka i Calamari mają opłatę minimalną.
Czy program sam policzy, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi?
Niektóre tak. HRappka i Calamari deklarują automatyczne wyliczanie wymiaru według stażu i reguł firmy. W Planopii, jestUrlop, HRnest i Kadromierzu pulę wpisuje kadrowa lub przełożony, a program pilnuje salda. Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat (art. 154 Kodeksu pracy).
Czy można złożyć wniosek urlopowy na kilka godzin?
Tak, jeśli program na to pozwala. W Planopii, HRnest i Calamari wnioski rozliczane w godzinach są opisane wprost; w Kadromierzu absencję w godzinach dodaje menedżer. Najczęściej dotyczy to opieki nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu pracy), którą można wykorzystać w dniach albo w godzinach.
Skąd pochodzą dane w tym porównaniu?
Z oficjalnych stron, cenników i centrów pomocy każdego dostawcy, sprawdzonych 17 października 2026 r. Porównanie przygotował zespół Planopii, która jest jednym z porównywanych programów. Ceny i warunki mogą się zmienić — przed zakupem sprawdź je u dostawcy. Jeśli zauważysz nieaktualną informację, napisz na biuro@planopia.pl, a poprawimy ją.