Wersja 1.2 - obowiązuje od 15.05.2026r.
W zakresie danych użytkowników serwisu administratorem danych osobowych jest ML Devworks Michał Lipka z siedzibą w Rynek Główny 34 lok. 15, 31-010 Kraków, NIP: 6762707876, REGON: 543372505.
W zakresie danych pracowników Klientów administratorem danych jest Klient (pracodawca), a ML Devworks Michał Lipka działa jako podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA).
Kontakt: biuro@planopia.pl
2.1. Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
- Świadczenie usług przez platformę Planopia.pl (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy)
- Wypełnienie obowiązków prawnych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
- Marketing bezpośredni wyłącznie wobec Klientów (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes). Marketing nie obejmuje danych pracowników Klientów.
2.2. W przypadku danych pracowników Klientów - Klient jest administratorem danych, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym (szczegóły w DPA).
3.1. Dane użytkowników kont:
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail
- Stanowisko
3.2. Dane pracowników (przetwarzane na zlecenie Klienta):
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail
- Stanowisko
- Dane dotyczące czasu pracy
- Dane dotyczące urlopów
3.3. Dane techniczne:
- Adres IP
- Informacje o przeglądarce
- Pliki cookie (w tym pliki cookie sesji logowania)
3.4. Asystent AI i inne funkcje oparte o API OpenAI (gdy włączone w Usłudze i dostępne w planie Klienta):
- Treść pytań Użytkownika oraz wybrane, zagregowane dane z Konta (np. podsumowania czasu pracy, urlopów w wybranym okresie — w granicach uprawnień Użytkownika) są przekazywane do OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi.
- Historia rozmowy w interfejsie Asystenta AI jest zapisywana w pamięci przeglądarki Użytkownika (localStorage) na jego urządzeniu — nie przechowujemy jej trwale w naszej bazie danych. Użytkownik może ją usunąć, czyszcząc dane witryny w przeglądarce.
- W systemie przechowujemy m.in. liczniki wykorzystania wiadomości AI (limity planu) oraz wpisy w logach technicznych (np. fakt skorzystania z funkcji), bez treści pełnej historii czatu.
4.1. Dane mogą być przekazywane:
- Dostawcom hostingu i infrastruktury aplikacji (m.in. Render.com — backend i baza danych; Vercel lub Netlify — strona planopia.pl)
- OpenAI (OpenAI, L.L.C.) — wyłącznie przy korzystaniu z funkcji AI opisanych w ust. 3.4
- Operatorom płatności (m.in. Przelewy24, Stripe) — w zakresie danych niezbędnych do rozliczenia subskrypcji
- Google LLC (Google Analytics, Google Tag Manager) — analiza ruchu oraz pomiar skuteczności kampanii na stronach planopia.pl i app.planopia.pl
- Organom państwowym na żądanie wynikające z przepisów prawa
4.2. Wszyscy podwykonawcy są zobowiązani do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych.
4a.1. Dane osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w Stanych Zjednoczonych (Oregon - US West) przez dostawców usług hostingowych.
4a.2. Transfer danych poza EOG odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej 2021/914.
4a.3. Google LLC (Google Analytics, Google Tag Manager) oraz OpenAI (przy funkcjach AI) przetwarzają dane w USA na podstawie odpowiednich mechanizmów ochrony zgodnych z RODO (w tym Standardowe Klauzule Umowne, o ile mają zastosowanie).
5.1. Dane są przechowywane przez następujące okresy:
- Dane zespołu (Konta): 30 dni po rozwiązaniu umowy/zakończeniu subskrypcji, następnie usunięte (okres można przedłużyć lub skrócić na pisemne żądanie Klienta)
- Dane użytkowników zespołu: Po usunięciu użytkownika z zespołu przez administratora, dane użytkownika są przechowywane przez okres 30 dni (okres karencji). Po tym okresie dane zostaną trwale usunięte. Administrator może w każdej chwili przywrócić użytkownika lub trwale usunąć go przed upływem okresu karencji. Klient (administrator) jest odpowiedzialny za zarządzanie danymi swoich pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy. Użytkownik nie może usunąć własnego konta - wymaga to działania administratora.
- Dane fakturowe: 5 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi)
- Logi techniczne: 90 dni (okres można przedłużyć lub skrócić na pisemne żądanie Klienta)
- Dane do momentu cofnięcia zgody (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody)
5.2. Po zakończeniu subskrypcji/rozwiązaniu umowy dane zespołu zostaną usunięte w terminie 30 dni, z wyjątkiem danych wymaganych przepisami prawa (np. przepisy podatkowe). Dane użytkowników są przechowywane przez 30 dni po usunięciu (okres karencji), a następnie trwale usuwane.
5.3. Klient ma prawo zwrócić się do Administratora z prośbą o przedłużenie lub skrócenie okresu przechowywania danych w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa. Wniosek należy kierować na adres: biuro@planopia.pl
6.1. Przysługują Państwu następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych
- Prawo do sprostowania danych
- Prawo do usunięcia danych
- Prawo do ograniczenia przetwarzania
- Prawo do przenoszenia danych
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
- Prawo do cofnięcia zgody
6.2. Realizację praw można zgłaszać na adres: biuro@planopia.pl
6.3. Przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7.1. Strony planopia.pl i app.planopia.pl korzystają z plików cookie w celu:
- Umożliwienia działania funkcji podstawowych
- Analizy ruchu i sposobu korzystania ze strony (Google Analytics 4) - wyłącznie po wyrażeniu zgody
- Pomiaru skuteczności kampanii i przypisywania rejestracji do reklam (Google Ads) - wyłącznie po wyrażeniu zgody marketingowej
7.2. Przed wyrażeniem zgody tag Google działa w trybie Consent Mode z wyłączonym zapisem danych analitycznych i reklamowych. Może wtedy wysyłać do Google ograniczone sygnały techniczne bez plików cookie, służące zagregowanemu pomiarowi i modelowaniu skuteczności. Opcjonalne pliki cookie analityczne i marketingowe nie są zapisywane ani odczytywane do czasu udzielenia odpowiedniej zgody.
7.3. Dane z narzędzi Google Analytics 4 i Google Ads są przetwarzane przez Google LLC zgodnie z polityką prywatności Google. Po wyrażeniu odpowiedniej zgody narzędzia te mogą wykorzystywać pliki cookie i podobne identyfikatory do analizy użycia strony oraz pomiaru konwersji.
7.4. Przy pierwszej wizycie można zaakceptować wszystkie opcjonalne pliki cookie, odrzucić je albo osobno wybrać kategorię analityczną i marketingową. Brak zgody nie ogranicza dostępu do strony ani możliwości rejestracji.
7.5. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać przez link „Ustawienia cookies” w stopce planopia.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
7.6. Wybór dotyczący cookies jest przechowywany przez 180 dni, chyba że użytkownik wcześniej usunie pliki cookie lub zmieni ustawienia.
8.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, m.in.:
- Szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS)
- Logowanie hasłem i kontrola sesji (tokeny w plikach cookie httpOnly)
- Kontrola dostępu w aplikacji (role i uprawnienia w zespole Klienta)
- Regularne kopie zapasowe
- Monitoring systemu
8.1a. Uwaga: w chwili publikacji niniejszej wersji dokumentu Usługa nie oferuje osobnego uwierzytelniania wieloskładnikowego (2FA) w aplikacji. Klient odpowiada za bezpieczeństwo haseł i urządzeń Użytkowników.
8.2. Dane są przechowywane na serwerach w Oregon (US West), Stany Zjednoczone. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej 2021/914.
9.1. Zastrzegamy prawo do wprowadzania zmian w Polityce prywatności.
9.2. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników.
Data ostatniej aktualizacji: 15.05.2026r.