Jak korzystać z Planopii — instrukcja krok po kroku

Strona „Start” daje szybki obraz dnia: czas pracy, zadania, wnioski urlopowe, grafiki, komunikację i sprawy wymagające uwagi. Zakres informacji jest dopasowany do roli użytkownika oraz modułów planu, dzięki czemu każdy widzi przede wszystkim to, co pomaga mu działać.

Jeśli „Start” nie jest widoczny w menu, Administrator lub HR może włączyć go dla całego zespołu w Ustawieniach → Strona Start (pulpit główny).

Po zalogowaniu, przy regularnym korzystaniu z aplikacji, użytkownik pozostaje zalogowany. Jeśli jednak po zalogowaniu nastąpi dłuższa przerwa i wejście dopiero np. około 8. dnia, system może poprosić o ponowne zalogowanie. Wyjątkiem są też sytuacje ze słabym lub niestabilnym połączeniem internetowym - wtedy chwilowo może wystąpić problem z rozpoznaniem sesji i wykonaniem części działań w aplikacji.

Planopię możesz dodać do ekranu głównego telefonu lub zainstalować na komputerze jak zwykłą aplikację.

Zalety: szybkie otwieranie, wygodna praca bez szukania karty w przeglądarce i lepsze działanie powiadomień push.

Jak to zrobić: na telefonie wybierz „Dodaj do ekranu głównego”, a na komputerze „Zainstaluj aplikację”.

Instrukcja krok po kroku jest w naszym krótkim wpisie blogowym:

W sekcji "Edytuj profil" możesz zaktualizować swoje dane, takie jak imię i nazwisko oraz stanowisko. Możesz też sprawdzić, jakie role masz przypisane w systemie. W razie potrzeby zmienisz tutaj również swoje hasło.

W „Zgłoś urlop” wypełniasz formularz: rodzaj urlopu, daty i liczbę dni lub godzin. Po wysłaniu przełożony, HR lub Admin dostaje maila i może zatwierdzić lub odrzucić wniosek.

• Status wniosku śledzisz na tej samej stronie.
• Obok filtra roku i miesiąca jest przycisk „Statystyki” — zobaczysz podsumowanie swoich wniosków i limity urlopów; stamtąd możesz też pobrać Excel lub PDF.

Na stronie „Czas pracy” masz kalendarz miesięczny. Kliknij dzień, aby dodać lub zmienić wpis.

• Prosty wpis: godziny od–do albo sama liczba godzin, plus ewentualne nadgodziny.
• Rozbij dzień na czynności: gdy Admin lub HR dodały czynności w Ustawieniach — w formularzu zaznacz opcję i przypisz godziny do każdej czynności. Przy włączonym „Mierz wykonanie” możesz wpisać też wykonaną ilość (np. sztuki, m²).
• Godziny do zadań z tablic: jeśli zespół ma moduł zadań — możesz przypisać godziny do wybranych zadań.
• Filtry czynności i zadań (przy podsumowaniu miesiąca) zawężają widok kalendarza i liczone godziny.
• Zaakceptowane urlopy i część nieobecności wpisują się do kalendarza same.

Panel licznika jest na stronie „Czas pracy” (gdy Admin włączył go w Ustawieniach).

• Start ręcznie albo skan QR — wejście startuje licznik, kolejny skan kończy pracę.
• Przy starcie możesz wybrać czynność, zadanie z tablicy albo opis pracy z bieżącego miesiąca.
• Po zatrzymaniu sesji — przy czynności z „Mierz wykonanie” możesz uzupełnić wykonaną ilość.
• Czas trafia do ewidencji danego dnia. Sesje widać na liście pod kalendarzem.
• Nadgodziny i przerwy są liczone osobno w szczegółach sesji.

Tablice służą do prowadzenia zadań w kolumnach (do zrobienia, w trakcie, zrobione). Możesz dodawać zadania, przypisywać osoby i komentarze.

• Jeśli zespół ma moduł zadań, w ewidencji czasu możesz też przypisywać godziny pracy do wybranych zadań z tablicy (obok czynności).

Grafiki pozwalają na planowanie zmian i harmonogramów pracy. Gdy dodasz nowy dział w zespole, automatycznie tworzy się grafik dla tego działu. Możesz również tworzyć niestandardowe grafiki. W każdym grafiku możesz przypisywać pracowników do konkretnych dni i godzin pracy. Grafiki są widoczne tylko dla członków przypisanych do danego grafiku i pomagają w koordynacji pracy. Admin, HR i przełożony (z uprawnieniami) mogą zarządzać grafikami. Pracownicy widzą przypisane im zmiany w kalendarzu. W kalendarzach grafików widoczne są również zaakceptowane wnioski urlopowe, nieobecności oraz zgłoszenia nieobecności, które nie wymagają zatwierdzenia. Dodatkowo możesz zgłaszać dyspozycyjność i skorzystać z automatycznego generowania miesięcznego grafiku przez system. Na stronie grafiku dostępny jest też osobny panel AI grafiku: możesz opisać potrzeby i otrzymać propozycję szkicu miesiąca do wglądu lub zastosowania obok klasycznego auto-uzupełnienia.

Czat umożliwia komunikację z zespołem w czasie rzeczywistym. Kanał ogólny dla całego zespołu jest automatycznie utworzony na starcie. Gdy dodasz nowy dział w zespole, automatycznie tworzy się kanał czatu dla tego działu. Możesz również tworzyć niestandardowe czaty z dowolnymi pracownikami oraz prowadzić czaty prywatne. Możesz wysyłać wiadomości, otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach (w przeglądarce i email). Wszystkie wiadomości są zapisywane i dostępne w historii.

• Odpowiedzi z danych Planopii na Twoim koncie (czas, urlopy, zadania, grafiki, zespół).
• Okres u góry; Excel/PDF — przyciski z bazy pod odpowiedzią.
• Eksport rozmowy: TXT z paska nad czatem.
• Historia tylko w tej przeglądarce — na telefonie lub innym komputerze jej nie ma.
• Bez zbędnych danych wrażliwych.
• To nie porada prawna.

W sekcji "Komunikaty" możesz dodawać ważne informacje dla zespołu. Komunikat może być skierowany do wszystkich, konkretnego działu lub wybranych użytkowników. Możesz dodać tytuł, opis oraz załączniki. Odbiorcy dostaną powiadomienie email i push (jeśli mają je włączone).

Kalendarz do planowania urlopów. Widać Twoje wnioski i nieobecności.

• Przycisk „Statystyki” obok filtra okresu pokazuje podsumowanie wniosków i wykorzystane limity urlopów.

W sekcji "Plany urlopowe" widoczne są plany i zaakceptowane wnioski urlopowe wszystkich pracowników w zespole. Możesz filtrować kalendarz według konkretnego pracownika lub działu, co ułatwia planowanie i koordynację urlopów w zespole. Widzisz wszystkie zatwierdzone wnioski urlopowe i nieobecności, co pomaga w zarządzaniu dostępnością pracowników i unikaniu konfliktów terminów. W tej sekcji również dostępny jest Asystent terminu urlopu, który automatycznie sprawdza wybrany termin pod kątem nieobecności i świąt.

W Ustawieniach konfigurujesz zespół. Najważniejsze obszary:

• Godziny pracy, weekendy i święta — wpływają na ewidencję i urlopy.
• Ewidencja czasu → Czynności: dodajesz listę czynności (np. montaż, biuro). Możesz włączyć „Mierz wykonanie” i podać jednostkę (szt., m²) — wtedy w raportach widać też wydajność.
• Typy urlopów i limity — gdy masz moduł urlopów w planie.
• Licznik i QR — gdy plan obejmuje timer.
• Pracownicy bez dostępu: konto bez logowania (wlicza się w limit miejsc). Możesz włączyć wpisy ewidencji za taką osobę; wnioski urlopowe za nią — w planie płatnym.

Jako Admin możesz dodawać nowych użytkowników do zespołu w sekcji "Utwórz użytkownika". Podczas tworzenia użytkownika możesz przypisać mu jedną lub więcej ról: Admin (pełny dostęp), HR (dostęp do urlopów i ewidencji wszystkich), Przełożony (z konfigurowalnymi uprawnieniami), Pracownik (podstawowa rola). Możesz również przypisać użytkownika do działów i ustawić przełożonych. Hierarchia ról: Admin > HR > Przełożony > Pracownik.

W sekcji "Zarządzanie zespołem" możesz zarządzać rolami i działami. Możesz edytować role i działy użytkowników, konfigurować uprawnienia przełożonych, przeglądać opisy ról (Admin, HR, Przełożony, Pracownik) oraz przeglądać logi aktywności użytkowników. Admin ma zawsze pełny dostęp, niezależnie od konfiguracji. W tej sekcji znajdziesz również szczegółowe informacje o hierarchii ról i uprawnieniach.

W „Ewidencji czasu pracy” widzisz kalendarze pracowników (Admin i HR — cały zespół; przełożony — według uprawnień).

• Wybierz miesiąc, dział lub osobę. Kliknij pracownika, aby zobaczyć szczegóły miesiąca.
• Filtry czynności i zadań zawężają dane i podsumowania (godziny wg czynności lub zadań).
• Możesz edytować wpisy pracownika w jego kalendarzu.
• Eksporty Excel i PDF — opis w sekcji „Raporty i eksporty”.

W „Wnioskach urlopowych” (menu boczne) przeglądasz wnioski zespołu, zatwierdzasz lub odrzucasz.

• Filtruj okres, dział, pracownika i status.
• Przycisk „Statystyki” obok filtra — podsumowanie wniosków, limity, typy urlopów; stamtąd Excel/PDF dla wybranych danych.
• Na dole strony: przyciski Excel i PDF — raport urlopów całego zespołu za wybrany okres.
• Przy jednym pracowniku (lista wniosków) też jest „Statystyki”.

• Menu boczne → „Pakiety i rozliczenia” (ikona portfela).
• U góry: aktualny plan zespołu i wykorzystanie limitu Asystenta AI (czat, grafik, drafty).
• Plany: Core (konfiguracja — wielkość zespołu i moduły), gotowe pakiety Pro i Business.
• Przełącz rozliczenie miesięczne/roczne, potem wybierz plan lub dokup wiadomości AI.
• Płatność online: cykliczna subskrypcja kartą (Stripe) lub BLIK/przelew (Przelewy24) — w zależności od planu i dostępności; przy Stripe możesz też zarządzać kartą na tej stronie.
• Gdy płatność online nie jest dostępna — formularz zgłoszenia mailem.
• Dokupy wiadomości AI — przy aktywnej płatnej subskrypcji.
• Na dole: dokumenty prawne (regulamin, polityka prywatności, DPA); przy nowej wersji — ostrzeżenie i akceptacja jednym przyciskiem.

Raporty nie mają osobnej strony — pobierasz je przyciskami w aplikacji.

Ewidencja czasu pracy (menu boczne):

• Przewiń na dół listy kalendarzy.
• Excel / PDF — raport zespołu (godziny, nadgodziny, urlopy w okresie).
• Excel / PDF wg osób — zestawienie per pracownik.
• Raport zadań i czynności — gdy są dane i filtry czynności lub zadań (godziny, ilości, wydajność).
• Kalendarz jednej osoby → u góry PDF z podsumowaniem miesiąca.

Wnioski urlopowe (Admin, HR, przełożony z uprawnieniem):

• Przewiń na dół strony.
• Excel / PDF — raport urlopów zespołu (statusy, typy, podsumowania).
• Przycisk „Statystyki” obok filtra roku — szybki podgląd; stamtąd też Excel/PDF.

W planie darmowym: eksporty ewidencji działają; pełne wnioski urlopowe i ich raporty — po rozszerzeniu planu.

W sekcji "Centrum pomocy" możesz zgłaszać problemy z działaniem aplikacji, proponować usprawnienia lub poprosić o kontakt w sprawie zakupu lub przedłużenia pakietu. Tworzysz zgłoszenie, opisujesz problem lub potrzebę, możesz dołączyć załączniki (np. zrzuty ekranu). Wszystkie Twoje zgłoszenia są widoczne w liście "Twoje zgłoszenia" – możesz śledzić ich status (otwarte/zamknięte) i historię odpowiedzi zespołu wsparcia.

W sekcji "Ustawienia" możesz personalizować własne preferencje. Na ten moment szczególnie ważne są ustawienia powiadomień push - możesz zdecydować, które typy powiadomień chcesz otrzymywać w przeglądarce, a które wyłączyć.